CIA (e)Bulletin/(e)Bulletin de l'ICA
Archives | www.cia-ica.ca  
   
Mars 2016
 
 

De nouveaux outils administratifs à la Direction des services aux membres

Print Imprimer cet article | Envoyer à un collègue

par Marie-Hélène Malenfant, FICA

En octobre, je présentais un survol des commissions et des groupes de travail relevant de la Direction des services aux membres (DSM). Ce mois-ci, j’aborderai quelques outils administratifs intéressants qu’a élaborés la DSM au cours de la dernière année afin de favoriser la transparence et l’efficacité du travail de l’Institut et de ses bénévoles.

Nouvelle liste de contrôle principale aux fins des rapports de recherche

C’est lorsque le plus récent rapport de recherche sur les changements climatiques a été présenté qu’on a soulevé l’idée de créer une liste de contrôle afin d’assurer le suivi du processus officiel concernant l’approbation des rapports de recherche. Le processus officiel relatif à ce document a donné lieu à de nombreuses discussions. La préparation des rapports de recherche peut parfois nécessiter des mois, voire des années, ce qui fait qu’il est encore plus difficile d’en suivre la progression. Il est arrivé que des documents soient envoyés à la DSM sans que celle-ci puisse savoir ce qui avait été fait et connaître le processus suivi. Il est devenu impératif pour les membres de la DSM de mieux suivre les étapes effectuées avant l’approbation d’un document puisque certains n’étaient pas présents au sein de la direction lorsque le projet a été lancé.

Avec le soutien du personnel du siège social, nous avons conçu la liste de contrôle principale aux fins des rapports de recherche, qui vient appuyer la Politique concernant le processus officiel d’approbation des rapports de recherche. Cette liste de contrôle est jointe à chaque projet de recherche produit (documents et rapports de recherche, études, etc.). Pour chaque rapport de recherche, la gestionnaire des communications de l’ICA est chargée de tenir à jour et de compléter la liste de contrôle, qui accompagne maintenant le rapport de recherche lorsque celui-ci est terminé et prêt à être soumis au vote d’approbation.

Outre le nom du rapport et le niveau du projet, cette liste de contrôle comporte des éléments importants suivants : 

  • Les dates d’approbation aux divers échelons, dont le groupe désigné, la Commission de recherche et l’autorité approbatrice (DSM), selon le niveau d’approbation du projet. Pour que l’autorité approbatrice et la Commission de recherche puissent donner leur approbation, un quorum de 50 % est requis.
  • Les étapes du rapport de recherche, lesquelles constituent des renseignements obligatoires pour l’autorité approbatrice. Ces derniers comprennent notamment des renseignements concernant le budget aux fins du rapport, les révisions effectuées par les pairs (soit des membres de l’ICA ou des réviseurs indépendants), ainsi que la sollicitation d’un apport de rétroaction externe.
  • Les dates relatives aux processus de révision, de traduction et de révision technique française du rapport de recherche.

Nous avons déjà recouru à cette liste de contrôle à des fins de référence et nous l’avons utilisée à l’interne pour quelques documents, et elle s’avère très utile pour assurer le suivi des étapes d’approbation d’un rapport de recherche.

Nouveau guide d’accompagnement des représentants de direction de l’ICA

Les nouveaux membres qui intègrent le Conseil d’administration, une direction ou une commission se voient souvent assigner la fonction de représentant auprès d’autres directions, commissions ou sous-commissions. Ces personnes assurent la liaison entre l’entité dirigeante et ses commissions ou groupes de travail pour assurer une communication et une coordination adéquates des renseignements et des activités. Cette fonction est importante, en particulier pour ce qui est d’assurer une synergie au sein des commissions, de favoriser l’échange de contenu et de communiquer les critères d’évaluation concernant l’approbation des rapports et d’autres documents.

Au sein de la DSM, quelques membres ont exprimé des préoccupations quant aux fonctions et responsabilités des représentants, qui n’étaient pas clairement établies. La DSM a décidé de définir officiellement ces fonctions et responsabilités. Le Guide d’accompagnement des représentants de direction a été élaboré et approuvé lors de la réunion de la DSM tenue en novembre et tous les représentants au sein de la structure de l’ICA l’utilisent. (Assurez-vous d’ouvrir une session sur le site réservé aux membres avant de cliquer sur le lien.)

Ce guide aidera les bénévoles ainsi que les membres du Conseil d’administration, des directions et des commissions à faire circuler des renseignements pertinents. Cet aspect devient de plus en plus important puisque la structure de l’ICA s’agrandit et le temps de réaction attendu diminue. Une synergie est la clé de notre succès.

Initiatives novatrices

Les quatre principales sphères de travail de la DSM sont la communication, le bénévolat, la recherche et les pratiques émergentes. Le bénévolat constitue le risque le plus important pour la DSM, en particulier le recrutement de bénévoles à des postes de direction. La Commission sur la gestion et le développement des bénévoles tente de trouver des moyens de gérer et d’atténuer ces risques. La recherche fait partie de l’avenir de la profession. Grâce à de nombreuses initiatives de recherche novatrices, les actuaires sont impliqués dans de nouveaux domaines de pratique, dont le secteur bancaire, la modélisation prédictive, la gestion des risques et les soins de santé. Au moment d’écrire ces lignes, l’ICA prend part à une grande campagne médiatique axée sur les compétences que les actuaires sont en mesure de mettre au service du système de soins de santé.

Le travail dans ces domaines émergents a pour effet de sortir les actuaires de leur zone de confort et de les forcer à sortir des sentiers battus. Dans notre monde en évolution rapide, les actuaires doivent suivre la tendance actuelle et assurer une présence dans des domaines de pratique émergents afin de mettre leur expertise au service de l’intérêt public. La DSM soutient ces initiatives et veille à ce que les actuaires soient bien outillés pour faire face aux nouveaux domaines de pratique.

Marie-Hélène Malenfant, FICA, est la présidente de la Direction des services aux membres.

 

Retour à CIA (e)Bulletin/(e)Bulletin de l'ICA

Share on Facebook Share on Twitter Share on LinkedIn